1. Identificación del Responsable del Tratamiento
Razón Comercial / Operador: PanaBot Tech / Josué Páez M.
Identificación: NIT / Documento de Identificación en Cámara de Comercio de Bogotá
Domicilio y Ciudad: Bogotá D.C., Colombia
Correo Electrónico de Notificaciones Judiciales y Habeas Data: [email protected]
Línea de Atención: +57 310 589 1159
Sitio Web Oficial: https://panabot.co
2. Marco Normativo Aplicable
La presente Política de Tratamiento de la Información Personal se expide en cumplimiento de los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales), el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Ley 1273 de 2009 (Protección de la Información y de los Datos Informáticos), la Ley 2300 de 2023 (Regulación de canales y horarios de contacto comercial) y las directrices expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Asimismo, incorporamos los principios internacionales de privacidad por diseño y minimización de datos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD / GDPR) de la Unión Europea.
3. Principio de Minimización y Datos Recolectados
En PanaBot aplicamos de forma estricta el principio de necesidad y minimización: solo recolectamos los datos indispensables para crear la cuenta, brindar el servicio de software y cumplir las obligaciones tributarias y de seguridad.
A. Datos de Usuarios y Clientes del SaaS (B2B):
Nombre completo, correo electrónico, nombre de la empresa, teléfono de contacto y contraseña debidamente protegida con algoritmos de hashing criptográfico unidireccional (bcrypt/scrypt a través de Firebase Auth).
B. Datos de Facturación y Pago:
Información fiscal requerida por la DIAN (NIT, Razón Social, Dirección). PanaBot NO almacena números de tarjeta ni códigos de seguridad (CVV). Todas las transacciones son delegadas y procesadas a través de Wompi (Bancolombia S.A.), entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia con certificación PCI-DSS Nivel 1.
C. Rol en los Datos de Conversaciones de WhatsApp (B2B2C):
En relación con los contactos, leads y mensajes que los usuarios finales intercambian con el bot de cada empresa, el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento y PanaBot actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento. PanaBot no comercializa, no vende, no transfiere ni utiliza las bases de datos de clientes de una empresa para beneficio de terceros o de otros usuarios.
4. Finalidades del Tratamiento
Los datos personales son recolectados y procesados para los siguientes propósitos legítimos:
- Permitir el acceso, operación y soporte técnico de la plataforma SaaS y del panel de control.
- Habilitar la interconexión con la API Oficial de Meta WhatsApp Cloud y los modelos de IA generativa para la automatización de respuestas.
- Emitir facturas electrónicas o cuentas de cobro de conformidad con las leyes tributarias de Colombia.
- Notificar avisos esenciales sobre el estado de la cuenta, actualizaciones de seguridad y renovaciones de servicio.
- Prevenir fraudes, ataques cibernéticos y abusos contra el sistema mediante Cloudflare Turnstile.
5. Sub-encargados y Transferencias Internacionales
Para prestar un servicio de alta disponibilidad y seguridad, PanaBot se apoya en proveedores de infraestructura tecnológica de primer nivel que operan bajo rigurosos acuerdos de protección de datos:
| Sub-encargado | Ubicación | Función | Estándar de Seguridad |
|---|---|---|---|
| Google Cloud / Firebase | Estados Unidos | Base de datos Firestore cifrada y autenticación de usuarios | SOC 2 / ISO 27001 / TLS 1.3 |
| Meta Platforms Ireland / Inc. | Irlanda / EE.UU. | Infraestructura oficial de WhatsApp Cloud API | WhatsApp Business Platform Terms |
| Google Gemini AI | Estados Unidos | Inferencia de lenguaje natural para bots | API empresarial sin entrenamiento público de datos |
| Wompi (Bancolombia S.A.) | Colombia | Pasarela de cobros (Tarjetas, PSE, Nequi) | Vigilada Superfinanciera / PCI-DSS |
| Cloudflare, Inc. | Estados Unidos | CDN, protección DDoS y validación Turnstile | SOC 2 Type II / ISO 27701 |
| Resend, Inc. | Estados Unidos | Envío de correos transaccionales y códigos OTP | SOC 2 Type II / TLS / SPF-DKIM |
| Google Analytics 4 & Meta Pixel (Opcionales) | Estados Unidos / Irlanda | Analítica web y medición (Bloqueados por defecto hasta consentimiento explícito) | Gating de Consentimiento Previo |
6. Derechos de los Titulares (Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012)
Como titular de los datos personales, usted tiene derecho en todo momento a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PanaBot en caso de datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su información.
- Ser informado previa solicitud respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por presuntas infracciones al régimen de protección de datos una vez agotado el trámite directo con PanaBot.
7. Procedimiento para Ejercer los Derechos de Habeas Data y Eliminación de Datos
Para radicar consultas, reclamos, solicitudes de actualización o supresión definitiva de datos personales, el titular puede utilizar nuestro formulario en línea o remitir una comunicación al Oficial de Privacidad:
Formulario Directo de Eliminación de Datos: panabot.co/data-deletion
Baja Inmediata de Correos Promocionales: panabot.co/unsubscribe
Canal de Recepción Oficial: [email protected]
Requisitos de la solicitud: Indicar nombre completo, número de identificación (Cédula/NIT), correo registrado, descripción clara de los hechos y la pretensión concreta (ej. supresión de cuenta).
Términos Legales de Respuesta (Ley 1581):
- Consultas: Se responderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Prorrogable por cinco (5) días hábiles más informando al interesado.
- Reclamos (Supresión / Rectificación): Se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales.
8. Protección de Datos de Menores de Edad y Consentimiento Parental
Los servicios de PanaBot están dirigidos exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años con capacidad legal para contratar y a personas jurídicas legalmente constituidas. De conformidad con el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o cuando exista autorización previa, expresa y verificable de sus padres o representantes legales, garantizando siempre el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.
En los casos en que una empresa cliente (ej. instituciones educativas, clínicas pediátricas o academias) utilice PanaBot para atender consultas que involucren datos de menores de edad, el Cliente se obliga a recabar previamente el consentimiento parental expreso del padre, madre o acudiente legal antes de registrar o procesar cualquier dato del menor. Si un padre o representante legal detecta que un menor ha suministrado datos sin su autorización, puede solicitar su eliminación inmediata en panabot.co/data-deletion o escribiendo a [email protected].
9. Cumplimiento de la Ley 2300 de 2023 ("Dejen de Fregar")
Obligación para Clientes que utilizan Difusión Masiva:
La Ley 2300 de 2023 restringe los horarios en que las empresas pueden contactar a los consumidores en Colombia para fines comerciales o publicitarios por canales como WhatsApp. Si utiliza PanaBot para mensajes de difusión, es su exclusiva responsabilidad programarlos únicamente de Lunes a Viernes entre 7:00 AM y 7:00 PM y Sábados de 8:00 AM a 3:00 PM, absteniéndose totalmente los días domingos y festivos.
10. Seguridad de la Información y Retención
Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, prestar el servicio y atender requerimientos legales de prescripción mercantil y fiscal (mínimo 5 años para facturación según el Código de Comercio de Colombia). Una vez vencidos los plazos legales, la información es eliminada o disociada de forma irreversible.