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PanaBot
Tu chatbot de WhatsApp con Inteligencia Artificial
Manual de Usuario Completo
Guía paso a paso para configurar, usar y sacarle el máximo provecho a tu asistente de ventas inteligente por WhatsApp. Diseñado para PYMES colombianas sin conocimientos técnicos.
📘 Guía Oficial · Versión 3.0 · 2026
↑ Así luce la página principal de PanaBot (panabot.co)
PanaBot es una plataforma colombiana que te permite crear un asistente de ventas por WhatsApp impulsado por Inteligencia Artificial. En términos simples: es un "empleado virtual" que trabaja para tu negocio las 24 horas del día, los 7 días de la semana, respondiendo a los mensajes de tus clientes de forma inteligente, natural y exacta.
¿Qué puede hacer PanaBot por tu negocio?
- Responder automáticamente preguntas sobre precios, disponibilidad y horarios
- Capturar los datos (nombre, teléfono, email) de clientes interesados
- Enviar tu catálogo de productos o menú digital en segundos
- Detectar cuando un cliente está listo para pagar y notificarte
- Gestionar a todos tus clientes en un Mini-CRM integrado
- Enviarte alertas cuando alguien quiere hablar con un humano
- Funcionar desde tu celular o computador sin instalaciones
💡 Dato importante
PanaBot usa la API Oficial de WhatsApp Business de Meta, lo que significa que tu número está 100% protegido de bloqueos y cumple con las políticas de WhatsApp. No es un "bot pirata" ni una aplicación paralela.
↑ Pantalla de Inicio de Sesión / Registro de PanaBot
1
Ingresa a panabot.co
Abre tu navegador (Chrome, Edge o Safari) y escribe panabot.co en la barra de dirección. Haz clic en el botón morado "Probar Gratis →" en la esquina superior derecha.
2
Elige "Registrarse"
Verás dos opciones: "Iniciar Sesión" y "Registrarse". Si es tu primera vez, haz clic en Registrarse. Si ya tienes cuenta, usa "Iniciar Sesión".
3
Usa Google o tu correo
La forma más rápida es hacer clic en "Continuar con Google". Así no necesitas inventar contraseñas. Selecciona tu cuenta de Gmail y listo.
4
¡Bienvenido a tu panel!
Serás redirigido automáticamente a tu panel de control personal. Recibirás un correo de bienvenida en tu email con los pasos iniciales.
🎁 Tu prueba gratuita
Al registrarte obtienes 5 días gratuitos con acceso completo a la plataforma. Sin necesidad de ingresar tarjeta de crédito para comenzar.
⚠️ Antes de empezar
El número que vayas a conectar debe estar desvinculado de la aplicación de WhatsApp en tu celular. Recomendamos usar una línea de teléfono exclusiva para el bot (virtual o prepago). Si actualmente usas ese número en la app de WhatsApp, te sugerimos desvincularlo primero para evitar conflictos, aunque Meta Cloud API ahora permite coexistencia en ciertos casos.
1
Ve a "Configuración" en PanaBot
Una vez dentro de tu panel de PanaBot, busca el ícono de ⚙️ Configuración en la barra de navegación izquierda y haz clic en él. Verás los campos para ingresar tu "Token de API" y tu "Identificador de número de teléfono (Phone Number ID)".
2
Crea tu App en Meta for Developers
Ingresa a developers.facebook.com con tu perfil de Facebook. Haz clic en "Mis aplicaciones" > "Crear aplicación", selecciona "Otros" > "Empresa" y ponle un nombre a tu app. En el panel principal, busca la tarjeta de WhatsApp y haz clic en Configurar.
3
Genera tu Token de Acceso Permanente
Ve a tu Configuración del negocio en business.facebook.com/settings. En Usuarios > Usuarios del sistema, agrega uno con rol de Administrador. Selecciónalo, haz clic en "Asignar activos", asóciale tu App y dale control total. Luego haz clic en Generar nuevo token, selecciona tu aplicación y marca los permisos whatsapp_business_messaging y whatsapp_business_management. Guarda este token definitivo.
4
Copia el Phone Number ID y conecta el Bot
Vuelve a tu portal de Meta Developers. En la barra lateral izquierda, entra a WhatsApp > API Setup (o Paso 1. Pruébalo). Copia el número de 15 dígitos de la casilla Identificador de número de teléfono (Phone Number ID). Finalmente, pega tanto tu Token Permanente como tu Phone Number ID en los campos de Configuración de PanaBot y guarda los cambios.
5
Configura el Webhook en tu App de Meta
Para que tu bot reciba y responda los mensajes de tus clientes, ve a tu App de Meta Developers, entra a WhatsApp > Configuración (Configuration). Haz clic en el botón Editar (Edit) en la sección Webhook e ingresa:
• Callback URL (URL de retorno): https://panabot.co/api/webhook/whatsapp
• Verify Token (Token de verificación): TU_VERIFY_TOKEN_AQUI (Reemplaza con el token que te proporcionó el equipo de PanaBot durante tu sesión de configuración)
Haz clic en "Verificar y guardar". Luego, en la tabla inferior de campos del Webhook, busca el campo messages y haz clic en Suscribirse (Subscribe). ¡Con esto, tu bot ya estará activo y respondiendo chats!
💡 Consejo profesional
Muchos negocios usan una línea telefónica virtual económica (como las de Claro Empresas o Tigo Business) específicamente para WhatsApp Business. Esto les permite mantener su número personal separado y gestionar el bot sin interferencias.
La Inteligencia Artificial de PanaBot es como un empleado muy inteligente pero nuevo: necesita aprender sobre tu negocio antes de poder atender clientes. Lo haces subiéndole documentos que ya tienes: tu menú, lista de precios, catálogo de productos o FAQ.
¿Qué documentos puedo subir?
- Archivos PDF (máximo 10 MB) con catálogos o menús
- Archivos TXT (máximo 10 MB) con información, políticas o preguntas frecuentes
Pasos para subir documentos
1
Ve a "Entrenamiento de IA" en el menú lateral
Busca el ícono de 🧠 en la barra lateral y haz clic. La "Base de Conocimientos" (dashboard/conocimiento) es una sección separada para escribir instrucciones manuales en texto.
2
Haz clic en "Subir documento"
Selecciona el archivo desde tu computador. El sistema lo procesará automáticamente en menos de 1 minuto.
3
¡Listo! Tu IA ya "sabe" sobre tu negocio
Desde ese momento, cuando un cliente pregunte por precios o disponibilidad, el bot consultará ese documento para responder con exactitud.
🌟 El Truco de los Mejores Negocios
Crea un archivo adicional llamado "Objeciones.pdf" donde escribas situaciones especiales en lenguaje natural. Por ejemplo: "Si el cliente dice que está muy caro, dile que ofrecemos pago a dos cuotas sin intereses." La IA leerá esto y rebatirá objeciones como tu mejor vendedor.
El "Prompt" o instrucción maestra es el texto donde le dices a tu bot cómo debe comportarse, qué tono usar y qué reglas seguir. Es como el manual del empleado, pero para tu Inteligencia Artificial.
Ve a "Entrenar IA (FAQs)" en el menú lateral y busca la caja grande de "Instrucciones del sistema". Copia y personaliza la siguiente plantilla:
📋 Plantilla de Prompt Recomendada
Rol: Eres el mejor asistente de ventas de [NOMBRE DE TU EMPRESA]. Eres amable, entusiasta y muy eficiente.
Reglas obligatorias:
1. Responde SOLO usando los documentos que te hemos cargado. Nunca inventes precios ni información.
2. Tus mensajes deben tener máximo 3 líneas cortas (estamos en WhatsApp, no en un email).
3. Si no sabes la respuesta, di:
"Dejaré a un asesor experto contigo en breve."
4. Siempre termina los mensajes guiando hacia la compra: ¿Te separo uno? / ¿A qué nombre dejamos el pedido?
5. Usa 1 o 2 emojis por mensaje para sonar más natural pero no exageres.
🎯 Personalízalo para tu industria
Si tienes un restaurante, agrega: "Cuando te pregunten por domicilios, confirma siempre la dirección y el barrio." Si tienes una tienda de ropa, agrega: "Siempre pregunta la talla preferida del cliente."
Cada vez que tu bot captura el nombre y teléfono de una persona interesada durante una conversación de WhatsApp, ese dato queda guardado automáticamente en la sección "CRM & Leads". Es tu base de datos de clientes potenciales, siempre actualizada.
¿Para qué sirve el CRM?
- Ver todos tus clientes interesados en un solo lugar
- Conocer en qué estado está cada uno (nuevo, en proceso, cerrado)
- Filtrar y buscar por nombre o fecha
- Hacer seguimiento manual a clientes indecisos
- Usar la lista para campañas de WhatsApp masivo
Nota sobre envíos masivos:
- Requieren plantillas de mensaje pre-aprobadas por Meta.
- Aplican límites mensuales por plan: Emprendedor (100 envíos/mes), PYME Pro (1.000 envíos/mes), Empresarial (3.000 envíos/mes).
- Meta cobra directamente por conversaciones de marketing que excedan el nivel gratuito.
- Nunca envíes mensajes no solicitados fuera de la ventana de 24 horas.
Práctica recomendada
1
Revisa tu CRM todos los días (5 minutos)
Entra a "CRM & Leads" cada mañana y mira quién llegó durante la noche. Estos son prospectos calientes que el bot ya atendió.
2
Llámales o escríbeles personalmente
Si un cliente mostró interés pero no cerró la compra, un mensaje personal tuyo puede ser la diferencia.
3
Cambia el estado del lead
Cuando una venta se cierra, márcala como "Convertido". Si decides descartarla, márcala como "Perdido". Esto mantiene tu CRM limpio.
Hay momentos en que el bot debe "hacerse a un lado" y dejar que tú intervengas directamente. Este es el escenario más valioso: el cliente ya sabe lo que quiere y solo necesita a un humano para concretar el pago. Aquí entra el Live Chat.
¿Cuándo debo intervenir como humano?
- El cliente dice palabras como "Nequi", "Transferencia", "Pagar", "Cuánta es la cuenta"
- El cliente está inconforme o tiene una queja específica
- El cliente hace una solicitud muy especial que el bot no puede resolver
- Quieres dar un trato personalizado VIP a un cliente importante
Cómo usar el Live Chat
1
Ve a "Live Chat (Humano)" en el menú lateral
Verás todas las conversaciones activas de WhatsApp en tiempo real, organizadas por cliente.
2
Selecciona la conversación y haz clic en "Tomar control"
El bot se silenciará automáticamente para esa conversación y podrás escribir directamente al cliente.
3
Cierra la venta y devuelve el control a la IA
Cuando termines, haz clic en "Devolver a IA" para que el bot retome la atención automática.
📱 También funciona desde el celular
Puedes ingresar a tu panel desde el navegador de tu celular (Chrome o Safari) para atender conversaciones urgentes aunque no estés en tu computador. Solo ve a panabot.co/dashboard e inicia sesión.
↑ Página de planes disponibles en panabot.co/plans
Emprendedor
$49.000
COP / mes
500 conversaciones IA / mes. Ideal para negocios que están comenzando a automatizar.
⭐ PYME Pro
$149.000
COP / mes
2.500 conversaciones IA / mes. El más popular para negocios en crecimiento.
Empresarial
$299.000
COP / mes
100.000 conversaciones IA / mes, múltiples agentes y soporte prioritario.
💡 ¿Qué pasa cuando termina la prueba?
Al finalizar tu período de prueba de 5 días, tu cuenta no se cierra. Se degrada automáticamente a un plan gratuito básico con 50 mensajes al mes para que no pierdas tus datos ni configuraciones. Puedes activar un plan pago en cualquier momento desde Configuración → Facturación.
💡 ¿Qué pasa cuando termina la prueba?
Al finalizar tu período de prueba de 5 días, tu cuenta no se cierra. Se degrada automáticamente a un plan gratuito básico con 50 mensajes al mes para que no pierdas tus datos ni configuraciones. Puedes activar un plan pago en cualquier momento desde Configuración → Facturación.
¿Cómo suscribirme?
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Ve a "Configuración → Facturación" o a panabot.co/plans
Puedes elegir tu plan desde el panel o desde la página pública de planes.
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Haz clic en "Elegir plan" y completa el pago
El pago se procesa de forma segura a través de Wompi Bancolombia. Puedes pagar con tarjeta débito, crédito o PSE.
3
Tu plan se activa instantáneamente
No hay esperas. En menos de 10 segundos después del pago, tu cuenta quedará actualizada con los nuevos límites.
¿Qué incluye el período de prueba gratuito?
Durante los 5 días de prueba, tienes acceso a 500 conversaciones de IA, puedes invitar hasta 3 agentes/vendedores, y lo mejor: puedes subir tus catálogos en PDF para que la IA los aprenda (funcionalidad RAG). Es como tener el Plan PYME Pro por 5 días. Al terminar, si eliges el Plan Emprendedor, la subida de PDFs se desactiva — solo está disponible en PYME Pro y Empresarial.
¿Qué incluye el período de prueba gratuito?
Durante los 5 días de prueba, tienes acceso a 500 conversaciones de IA, puedes invitar hasta 3 agentes/vendedores, y lo mejor: puedes subir tus catálogos en PDF para que la IA los aprenda (funcionalidad RAG). Es como tener el Plan PYME Pro por 5 días. Al terminar, si eliges el Plan Emprendedor, la subida de PDFs se desactiva — solo está disponible en PYME Pro y Empresarial.
¿El bot puede bloquear mi número de WhatsApp?
No. PanaBot usa la API Oficial de Meta, que es el único canal permitido por WhatsApp para automatización. Esto garantiza que tu número esté completamente protegido y no violará ninguna política.
¿Tengo que saber programar para usar PanaBot?
No. La plataforma fue diseñada específicamente para personas sin conocimientos técnicos. Todo se configura con clics y subiendo archivos de texto o PDF que ya tienes.
¿El bot responde en lenguaje natural o con menús?
Responde en lenguaje 100% natural, igual que un humano. El cliente escribe lo que quiere y el bot entiende y responde de forma conversacional. No hay menús numéricos (1, 2, 3...).
¿Qué pasa si el bot no sabe responder algo?
Si configuras las instrucciones correctamente, el bot le dirá al cliente que "pasará la conversación a un asesor experto". Luego tú recibirás una alerta para intervenir manualmente desde el Live Chat.
¿Puedo usar PanaBot en varios números o negocios?
Sí. El plan Empresarial permite conectar múltiples números de WhatsApp y gestionar equipos de agentes desde un solo panel.
¿Puedo cancelar cuando quiera?
Sí. No hay contratos a largo plazo. Puedes cancelar desde tu panel en cualquier momento y no se te cobrará el siguiente mes.
¿El bot habla solo en español?
El bot responde en el idioma en que el cliente escribe. Si un usuario te escribe en inglés o portugués, el bot responderá en ese idioma de forma automática.
Nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte a sacar el máximo provecho de PanaBot. No estás solo/a en este proceso.
¿Cómo pedir ayuda?
1
Tickets de Soporte (Recomendado)
Desde tu panel, ve a "Soporte / Tickets" en el menú lateral. Crea un ticket describiendo tu problema y nuestro equipo responderá en menos de 24 horas hábiles.
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WhatsApp de soporte
Para casos urgentes, escríbenos al +57 310 589 1159. Disponible de Lunes a Viernes de 8am a 6pm.
